Obowiązkowy KSeF od 2026 roku – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?
To już pewne! Prezydent RP podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Po kilku zmianach terminów i licznych konsultacjach, przedsiębiorcy mają już jasny harmonogram – a czasu na przygotowanie zostało naprawdę niewiele.
Czym jest KSeF? Kogo obejmuje? Jakie będą konsekwencje? I najważniejsze – co trzeba zrobić, by przygotować firmę do tej rewolucji w fakturowaniu?
Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma elektroniczna Ministerstwa Finansów, za pomocą której przedsiębiorcy będą wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury. System działa już od 2022 roku w formie dobrowolnej, ale od 2026 roku stanie się obowiązkowy.
Terminy wdrożenia obowiązku
Zgodnie z nowelizacją ustawy:
– Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek KSeF obejmie firmy, które w poprzednim roku osiągnęły przychód powyżej 200 mln zł.
– Od 1 kwietnia 2026 r. – wszystkie pozostałe firmy będą musiały korzystać z systemu.
– Wyjątek do 2027 r. – najmniejsze działalności (np. rolnicy ryczałtowi, niektórzy przedsiębiorcy zwolnieni z VAT) mogą skorzystać z odroczenia do 1 stycznia 2027 r., ale pod pewnymi warunkami.
Co się zmienia w praktyce?
Wprowadzenie KSeF oznacza duże zmiany w codziennym funkcjonowaniu firm – nie tylko w księgowości, ale też w administracji i IT. Oto najważniejsze z nich:
– Faktury tylko elektroniczne – nie będzie już możliwości wystawiania faktur w PDF, Excelu czy ręcznie. Wszystko musi przejść przez KSeF.
– Stały format (XML) – faktury muszą być zgodne z określoną strukturą logiczną (FA(3)), co oznacza konieczność dostosowania systemów księgowych i programów do fakturowania.
– Numer KSeF = data wystawienia – faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie przesłania do systemu i nadania jej numeru referencyjnego.
– 10 lat archiwizacji w KSeF – to system przechowuje Twoje faktury, ale trzeba je również pobierać, przetwarzać i zabezpieczać w wewnętrznych systemach firmy.
– Konieczność nadawania uprawnień – przedsiębiorcy będą musieli przypisać upoważnienia osobom lub podmiotom, które mogą wystawiać lub odbierać faktury w ich imieniu.
Jakie są konsekwencje braku przygotowania?
Brak dostosowania się do wymogów KSeF może skutkować:
– paraliżem obiegu dokumentów w firmie,
– brakiem możliwości wystawienia faktury,
– błędami w rozliczeniach podatkowych,
– karami finansowymi ze strony urzędów skarbowych (np. za niewystawienie faktury lub zbyt późne jej przesłanie).
To nie tylko kwestia techniczna – to również zmiana organizacyjna i proceduralna w firmie.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Nie warto czekać do ostatniej chwili. Oto, co warto zrobić już teraz:
- Sprawdź, czy Twój program księgowy i do fakturowania obsługuje KSeF.
- Skonsultuj się z biurem rachunkowym lub specjalistą IT – pomożemy przeanalizować procesy i dostosować je do nowego modelu.
- Przeszkol zespół – od osób wystawiających faktury po dział księgowy i właściciela.
- Zaplanuj nadawanie uprawnień w KSeF – to kluczowe, by uniknąć chaosu.
- Przygotuj procedury awaryjne – co zrobić, gdy system będzie niedostępny?
