Założenie działalności gospodarczej nie jest skomplikowanym procesem. Dla wielu osób jest to jednak wyzwanie i strach przed nieznanym. Wpisywanie do rejestru działalności regulowanej nie powinno być obarczone obawami, a wszelkie formalności związane z księgowością, bankowością, czy ubezpieczeniem nie powinny spędzać snu z powiek. W idealnym świecie przedsiębiorcy powinni przede wszystkim skupiać się na rozwoju firmy i generowaniu przychodów ewidencjonowanych. W rzeczywistości jednak sporą część czasu poświęcają załatwianiu biurokracji, papierologii i wizytom w urzędach. Styczność z nimi nigdy się nie kończy, a zaczyna w momencie zakładania firmy. Takie same sytuacje dotykają jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółki. Jak założyć firmę?

Nazwa firmy — jakie są zasady nazewnictwa przy zakładaniu działalności gospodarczej?

Zakładając działalność gospodarczą, niezwykle istotną kwestią jest jej nazwa. Co ważne, trzeba trzymać się określonych wymagań, które zabraniają używania niektórych słów i tym samym ograniczają proces kreatywny. Przede wszystkim nazwa dla działalności gospodarczej musi być wolna i dostępna. W praktyce oznacza to tyle, że w określonym obszarze gospodarczym nazwa firmy wpisana do rejestru przedsiębiorców nie może być używana przez inny podmiot – jest to tak zwana ochrona patentowa.

Można także wyróżnić kilka podstawowych zasad związanych z nazwą i zakładaną działalnością gospodarczą:

• nazwa musi zawierać imię i nazwisko,
• powinna odróżniać się od innych funkcjonujących na rynku firm,
• nie może wprowadzać w błąd,
• działalność gospodarczą można także nazwać pseudonimem właściciela firmy, a także można użyć np. określeń wskazujących na przedmiot działalności, miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie aspekty uwzględnić podczas rejestracji firmy

Rejestracja firmy wbrew pozorom nie jest trudnym zadaniem, o ile ma się pojęcie o niektórych aspektach prawnych. Trzeba bowiem zdawać sobie sprawę z tego, że należy wybrać formę opodatkowania podatkiem dochodowym, uwzględnić koszty na ubezpieczenia społeczne, a także konieczność składania zeznań podatkowych do Urzędu Skarbowego.

Wybór odpowiedniej formy prawnej

Możliwość założenia i prowadzenia działalności gospodarczej uzależniona jest od rodzaju firmy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej założyć firmę może tylko osoba fizyczna. Z kolei do założenia spółki cywilnej potrzeba przynajmniej dwóch wspólników, stanowiące osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne, które mają zdolność prawną. Taka sama sytuacja jest w spółce jawnej. Natomiast w spółce partnerskiej muszą figurować co najmniej dwie osoby fizyczne, mające prawo do wykonywania wolnego zawodu.

Proces rejestracji firmy

Jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i spółka cywilna osób fizycznych, wymagają skompletowania dokumentów i złożenia ich w odpowiednim urzędzie. Podstawą jest wypełnienie formularza CEIDG-1. Można go złożyć w sumie na cztery sposoby:

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
• elektronicznie, wykorzystując do tego bezpieczny podpis kwalifikowany,
• elektronicznie bez bezpiecznego podpisu,
• listem poleconym.

W przypadku trzeciej możliwości ważne jest to, aby udać się do urzędu i własnoręcznie złożyć podpis na dokumencie. Ponadto podmioty, które będą czynnymi płatnikami podatku VAT, powinny złożyć formularz VAT-R do właściwego Urzędu Skarbowego. Istotne jest to, że nie wiąże się to z żadnymi opłatami.

Poza CEIDG-1 i VAT-R należy jeszcze pamiętać o złożeniu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Od 2017 roku można to zrobić bezpośrednio w Urzędzie Miasta, a wystarczy do wniosku dołączyć odpowiedni formularz.

Kadry i płace

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej warto zastanowić się, czy nie będą potrzebni pracownicy. Jeśli przedsiębiorca dojdzie do wniosku, że potrzebuje pomocy w realizacji celów biznesowych, to kolejnym etapem będzie zastanowienie się, czy jest potrzebna osoba zatrudniona na stałe, czy wystarczy outsourcing. Pracodawca musi także mieć świadomość, że wiąże się to z określonymi obowiązkami. Konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto zatrudnienie osoby na dane stanowisko będzie warunkować formę opodatkowania podatkiem dochodowym ze względu na ograniczenia w niektórych formach.

Dlaczego warto skorzystać z usług naszego biura rachunkowego przy rejestracji firmy?

Aby założyć działalność gospodarczą, niezbędne jest załatwienie wielu formalności. Nie każdy nowy przedsiębiorca ma pojęcie, jakie wnioski musi wypełnić, czy wybrać formę opodatkowania na zasadach ogólnych, skali podatkowej czy może ryczałt. Warto więc już na starcie skorzystać z usług naszego biura rachunkowego. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w branży pomożemy wypełnić wszystkie formalności i przedstawimy możliwe formy opodatkowania, które będą najkorzystniejsze dla przedsiębiorstwa. Zdajemy sobie sprawę, że polskie przepisy prawa są dla wielu osób zawiłe i niezrozumiałe, co wiąże się z wieloma trudnościami. Wybierając naszą ofertę, masz pewność, że cały proces rejestracji firmy przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.

Księga przychodów i rozchodów, czyli KPiR, jest narzędziem służącym do zapisywania wszystkich przychodów oraz wydatków w firmie. Dzięki KPiR można w jednym miejscu zebrać wszystkie niezbędne dane do rozliczania podatków. Co istotne, każda firma musi prowadzić takie zestawienie. Właściciel niewielkiej działalności gospodarczej może rozpocząć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w Excelu. Do tego celu nie potrzeba dużych umiejętności, ale znacznie wygodniejszym i praktyczniejszym rozwiązaniem jest podjęcie współpracy z biurem rachunkowym, które podejmie się prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czym dokładnie jest księga przychodów i rozchodów? Jakie przedsiębiorstwa muszą prowadzić takie księgi rachunkowe?

Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?

KPiR służy do ewidencjonowania osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów. Oznacza to tyle, że w księdze przychodów ewidencjonowanych oraz wydatków przedsiębiorca powinien zapisywać wszystkie obroty ze sprzedaży towarów i koszty poniesione w celu uzyskania przychodu.
Dzięki tej ewidencji podatnik może określić wysokość swoich zobowiązań podatkowych z tytułu podatków od osób fizycznych. KPiR służy także samemu właścicielowi działalności gospodarczej do jej podsumowania w ciągu roku. Chodzi tutaj o ocenę osiągniętych dochodów lub poniesionych strat.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jej zapisami do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób pozwalający ustalenie dochodu albo straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, zobowiązane są osoby fizyczne, spółki cywilne i spółki jawne osób fizycznych oraz wykonujące działalność gospodarczą spółki partnerskie.

Wymienione podmioty są zobligowane do prowadzenia księgi kosztów uzyskania przychodów ewidencjonowanych i rozchodów, ale pod warunkiem, że obroty działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki, według średniego kursu NBP obowiązującego pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego dany rok podatkowy. Jeśli podatnik przekroczy limit KPiR, musi rozpocząć prowadzenie pełnej księgowości.

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ustaje nie tylko w przypadku przekroczenia wyżej wspomnianego limitu, ale także w przypadku osób, które prowadzą działalność gospodarczą i jako formę opodatkowania wybrały ryczałt.

Zalety prowadzenia ksiąg rachunkowych przez księgowego

Osoby, które nie mają odpowiedniego doświadczenia, a także nie śledzą na bieżąco zmian w przepisach podatkowych, powinny zdecydować się na biuro rachunkowe, które będzie prowadzić im podatkową księgę przychodów i rozchodów. Dzięki temu unika się błędów w prowadzeniu KPiR, oszczędza czas i zwiększa efektywność działania. Ponadto księgi prowadzone są zgodnie z przepisami prawa. W razie jakichkolwiek wątpliwości można także uzyskać wszystkie informacje od księgowych, którzy mają aktualną wiedzę z zakresu rachunkowości.

Prowadzenie KPiR — podsumowanie

Oddanie prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu to przede wszystkim wygoda i pewność, że wszystkie działania prowadzone są profesjonalnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Znalezienie odpowiedniego biura jest niezwykle istotną kwestią dla przedsiębiorcy. Warto zwrócić uwagę na oferty danej firmy rachunkowej oraz jej recenzje i renomę. Dzięki temu można zyskać pewność, że treść dokonywanych zapisów będzie sporządzana w porządku chronologicznym i w pełni profesjonalnie, przez co nie będzie późniejszych kłopotów z Urzędem Skarbowym.

Kontrola podatkowa powinna zostać zapowiedziana przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Urząd Skarbowy nie musi jednak informować podatnika o swoich zamiarach, jeśli kontrola skarbowa dotyczy weryfikacji warunków zawieszenia działalności gospodarczej, ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy fiskalnej, czy też zasadności zwrotu różnicy podatku VAT. Jakie są podstawy prawne kontroli skarbowej? Jak wygląda kontrola i jak długo trwa?

Podstawy prawne wszczęcia kontroli podatkowej

Kontrola skarbowa polega na sprawdzeniu przez konkretne organy podatkowe, czy dany podmiot płaci należne daniny, odpowiednio stosuje odliczenia podatków, czy też nie ma zaległości podatkowych względem państwa. Podstawą prawną jest przede wszystkim Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, a dokładniej Kontrola podatkowa — Ordynacja podatkowa. Ponadto stosuje się również ustawę z dnia 6 marca 2018 roku Prawo Przedsiębiorców, głównie dział o Ograniczeniu kontroli działalności gospodarczej.
Zgodnie z zapisami art. 281 §2 Ordynacji podatkowej: „Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego”. Nie zawsze taka weryfikacja wiąże się z pojawieniem się podejrzeń względem przedsiębiorcy. Chodzi także o to, aby uszczelnić system podatkowy i wyłapać ewentualne problemy. Organ podatkowy może przeprowadzić względem podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych. Najczęściej jednak dotyczy ona przedsiębiorców.

Jak wygląda kontrola skarbowa?

Aby w ogóle kontrola skarbowa mogła się odbyć, przedsiębiorca musi zostać o tym poinformowany, co wynika z ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zawiadomienie podatnika wysyłane jest listownie z Urzędu Skarbowego. Co istotne, kontrola podatkowa zaczyna się od 7 do 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego. Jeśli przedsiębiorca wypełni wniosek, to może przyspieszyć procedurę, ale jest to rzadkie zjawisko.
Jedną z najczęstszych przyczyn kontroli podatkowej jest anonimowy donos. Od 2018 roku funkcjonuje całodobowy Krajowy Telefon Interwencyjny Krajowej Administracji Skarbowej. Dzięki niemu możliwe jest poinformowanie Krajowej Administracji Skarbowej o naruszeniu przepisów prawa podatkowego. Według danych Polacy niestety nadgorliwie korzystają z tego rozwiązania, nierzadko po to, aby zaszkodzić przedsiębiorcy.
Kontrola skarbowa może być także niezapowiedziana. Najczęściej do takiej sytuacji dochodzi, gdy:

• przeprowadzenie czynności kontrolnych jest konieczne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego,
• kontrola dotyczy niezgłoszonej działalności gospodarczej,
• pojawiają się wątpliwości związane ze zwrotem lub nadpłatą podatku VAT,
• kontrola skarbowa dotyczy przychodów ze źródeł nieujawnionych,
• czynności kontrolne mają sprawdzić ewidencję obrotu z wykorzystaniem kasy fiskalnej.

Kontrola skarbowa przeprowadzana jest w siedzibie firmy lub w biurze rachunkowym.

Kontrola skarbowa — czas trwania i konsekwencje

Przedsiębiorcom, u których Urząd Skarbowy przeprowadza kontrolę podatkową, zależy na przestrzeganiu rocznego limitu czasu jej trwania wskazanego w art. 55 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. Łącznie czas wszystkich kontroli nie może przekraczać:

• 12 dni u mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni u małych przedsiębiorców,
• 24 dni u średnich przedsiębiorców,
• 48 dni u pozostałych.

W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości może zostać wszczęte postępowanie podatkowe.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej?

Do najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy po otrzymaniu informacji o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej jest:

• zapewnienie dostępu do biura lub konkretnych lokali,
• udostępnienie wszystkich dokumentów firmowych,
• okazanie majątku będącego przedmiotem kontroli podatkowej i umożliwienie wykonania między innymi dokumentacji fotograficznej,
• udzielanie stosownych wyjaśnień.

Biuro rachunkowe może przygotować firmę do kontroli podatkowej przez zgromadzenie i sprawdzenie dotychczasowej dokumentacji. Pracownik biura może także dokonać korekty dokumentów przed czasem przeprowadzenia kontroli podatkowej. Dodatkowym rozwiązaniem jest umożliwienie przeprowadzenia czynności kontrolnych w siedzibie biura.