Certyfikaty i uprawnienia w KSeF
Próbujesz uporządkować swoją wiedzę o KSeF?
Hasła takie jak MCU, uprawnienia, tokeny
czy certyfikaty nic Ci nie mówią?
Spokojnie – zaraz wszystko stanie się prostsze.
Jeśli możesz już zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur, to znaczy, że kolejny krok w
świecie KSeF masz już za sobą. Brawo! Co dalej?
CERTYFIKATY
Po zalogowaniu warto w pierwszej kolejności złożyć wniosek w Module Certyfikatów i
Uprawnień (MCU) o uzyskanie certyfikatu. MCU to część systemu KSeF służąca
zarządzaniu uprawnieniami i certyfikatami.
Warto wiedzieć, że istnieją dwa rodzaje certyfikatów. Oba są niezbędne do działania Twojej
firmy i są generowane osobno. Nie ma możliwości wygenerowania jednego certyfikatu
obejmującego jednocześnie dwa zastosowania.
Certyfikat typu 1 – do uwierzytelnienia
→ Służy do potwierdzenia Twojej tożsamości, czyli do uwierzytelnienia się w systemie
KSeF.
Certyfikat typu 2 – do wystawiania faktur offline
→ Ustawodawca przewidział sytuacje, w których może zabraknąć Internetu albo
wystąpi awaria systemu. Ten certyfikat pozwoli Ci zachować ciągłość procesu wystawiania
faktur, aby firma mogła działać bez przerw.
Podsumowując: certyfikat to narzędzie, które powala potwierdzić Twoją tożsamość, pełni rolę
„dowodu tożsamości” wystawcy faktury czy użytkownika systemu.
WAŻNE! Certyfikaty wykorzystywane w KSeF i dostęp do MCU powinny być traktowane z
najwyższą ostrożnością.
UPRAWNIENIA
Moduł Certyfikatów i Uprawnień w systemie KSeF daje nam również opcję nadania
uprawnień, czyli swojego rodzaju oddanie władzy w firmie.
UWAGA! Zanim to zrobisz, dobrze przemyśl komu i w jakim zakresie chcesz je powierzyć.
Rodzaje uprawnień:
→ do wystawiania faktur – tworzenie i wysyłanie faktur sprzedaży (bez dostępu do
faktur kosztowych),
→ do odbierania faktur – pobieranie faktur kosztowych bez możliwości wystawiania
dokumentów,
→ do zarządzania uprawnieniami – nadawanie i odbieranie uprawnień innym
użytkownikom,
→ do samofakturowania – wystawianie faktur w imieniu innego podmiotu (od 1
kwietnia 2026 r. będzie to obowiązkowo wymagało umowy).
Najprościej mówiąc – jeśli chcesz, aby Twój pracownik uczestniczył w procesie wystawiania
faktur, to w MCU nadajesz mu uprawnienia do wystawiania faktur. Pracownik musi
wygenerować własny certyfikat i powinien posługiwać się tylko nim.
Dobrze, aby Twoja firma jasno określiła wewnętrzne zasady – kto wystawia faktury, kto je
odbiera, kto współpracuje z biurem rachunkowym, a kto pilnuje weryfikacji faktur kosztowych
i płatności.
W kwestii weryfikacji faktur warto zaznaczyć, że błędny NIP może spowodować, że w Twoim
KSeF pojawią się faktury innego podmiotu, dlatego bezwzględnie należy weryfikować
dokumenty na bieżąco – zanim przekażesz je do księgowości lub zrealizujesz płatność.
PAMIĘTAJ!
Jako właściciel firmy ponosisz pełną odpowiedzialność – podatkową, finansową i
karno-skarbową – za wszystkie działania wykonane przy użyciu nadanych uprawnień lub
tokenu.
Skoro o tokenach mowa – warto wspomnieć, że to narzędzie, z którego ustawodawca
sukcesywnie się wycofuje. Token pełni dziś rolę alternatywy dla certyfikatu, jednak będzie
działał tylko do końca 2026 roku.
Mamy nadzieję, że udało się nam uporządkować kluczowe pojęcia i funkcje KSeF. To dobry
początek, a z solidnym fundamentem zdecydowanie łatwiej poruszać się po nowym
systemie.
