Księga przychodów i rozchodów, czyli KPiR, jest narzędziem służącym do zapisywania wszystkich przychodów oraz wydatków w firmie. Dzięki KPiR można w jednym miejscu zebrać wszystkie niezbędne dane do rozliczania podatków. Co istotne, każda firma musi prowadzić takie zestawienie. Właściciel niewielkiej działalności gospodarczej może rozpocząć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w Excelu. Do tego celu nie potrzeba dużych umiejętności, ale znacznie wygodniejszym i praktyczniejszym rozwiązaniem jest podjęcie współpracy z biurem rachunkowym, które podejmie się prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czym dokładnie jest księga przychodów i rozchodów? Jakie przedsiębiorstwa muszą prowadzić takie księgi rachunkowe?

Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?

KPiR służy do ewidencjonowania osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów. Oznacza to tyle, że w księdze przychodów ewidencjonowanych oraz wydatków przedsiębiorca powinien zapisywać wszystkie obroty ze sprzedaży towarów i koszty poniesione w celu uzyskania przychodu.
Dzięki tej ewidencji podatnik może określić wysokość swoich zobowiązań podatkowych z tytułu podatków od osób fizycznych. KPiR służy także samemu właścicielowi działalności gospodarczej do jej podsumowania w ciągu roku. Chodzi tutaj o ocenę osiągniętych dochodów lub poniesionych strat.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jej zapisami do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób pozwalający ustalenie dochodu albo straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, zobowiązane są osoby fizyczne, spółki cywilne i spółki jawne osób fizycznych oraz wykonujące działalność gospodarczą spółki partnerskie.

Wymienione podmioty są zobligowane do prowadzenia księgi kosztów uzyskania przychodów ewidencjonowanych i rozchodów, ale pod warunkiem, że obroty działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki, według średniego kursu NBP obowiązującego pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego dany rok podatkowy. Jeśli podatnik przekroczy limit KPiR, musi rozpocząć prowadzenie pełnej księgowości.

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ustaje nie tylko w przypadku przekroczenia wyżej wspomnianego limitu, ale także w przypadku osób, które prowadzą działalność gospodarczą i jako formę opodatkowania wybrały ryczałt.

Zalety prowadzenia ksiąg rachunkowych przez księgowego

Osoby, które nie mają odpowiedniego doświadczenia, a także nie śledzą na bieżąco zmian w przepisach podatkowych, powinny zdecydować się na biuro rachunkowe, które będzie prowadzić im podatkową księgę przychodów i rozchodów. Dzięki temu unika się błędów w prowadzeniu KPiR, oszczędza czas i zwiększa efektywność działania. Ponadto księgi prowadzone są zgodnie z przepisami prawa. W razie jakichkolwiek wątpliwości można także uzyskać wszystkie informacje od księgowych, którzy mają aktualną wiedzę z zakresu rachunkowości.

Prowadzenie KPiR — podsumowanie

Oddanie prowadzenia KPiR biuru rachunkowemu to przede wszystkim wygoda i pewność, że wszystkie działania prowadzone są profesjonalnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Znalezienie odpowiedniego biura jest niezwykle istotną kwestią dla przedsiębiorcy. Warto zwrócić uwagę na oferty danej firmy rachunkowej oraz jej recenzje i renomę. Dzięki temu można zyskać pewność, że treść dokonywanych zapisów będzie sporządzana w porządku chronologicznym i w pełni profesjonalnie, przez co nie będzie późniejszych kłopotów z Urzędem Skarbowym.

Kontrola podatkowa powinna zostać zapowiedziana przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Urząd Skarbowy nie musi jednak informować podatnika o swoich zamiarach, jeśli kontrola skarbowa dotyczy weryfikacji warunków zawieszenia działalności gospodarczej, ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy fiskalnej, czy też zasadności zwrotu różnicy podatku VAT. Jakie są podstawy prawne kontroli skarbowej? Jak wygląda kontrola i jak długo trwa?

Podstawy prawne wszczęcia kontroli podatkowej

Kontrola skarbowa polega na sprawdzeniu przez konkretne organy podatkowe, czy dany podmiot płaci należne daniny, odpowiednio stosuje odliczenia podatków, czy też nie ma zaległości podatkowych względem państwa. Podstawą prawną jest przede wszystkim Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, a dokładniej Kontrola podatkowa — Ordynacja podatkowa. Ponadto stosuje się również ustawę z dnia 6 marca 2018 roku Prawo Przedsiębiorców, głównie dział o Ograniczeniu kontroli działalności gospodarczej.
Zgodnie z zapisami art. 281 §2 Ordynacji podatkowej: „Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego”. Nie zawsze taka weryfikacja wiąże się z pojawieniem się podejrzeń względem przedsiębiorcy. Chodzi także o to, aby uszczelnić system podatkowy i wyłapać ewentualne problemy. Organ podatkowy może przeprowadzić względem podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych. Najczęściej jednak dotyczy ona przedsiębiorców.

Jak wygląda kontrola skarbowa?

Aby w ogóle kontrola skarbowa mogła się odbyć, przedsiębiorca musi zostać o tym poinformowany, co wynika z ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zawiadomienie podatnika wysyłane jest listownie z Urzędu Skarbowego. Co istotne, kontrola podatkowa zaczyna się od 7 do 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego. Jeśli przedsiębiorca wypełni wniosek, to może przyspieszyć procedurę, ale jest to rzadkie zjawisko.
Jedną z najczęstszych przyczyn kontroli podatkowej jest anonimowy donos. Od 2018 roku funkcjonuje całodobowy Krajowy Telefon Interwencyjny Krajowej Administracji Skarbowej. Dzięki niemu możliwe jest poinformowanie Krajowej Administracji Skarbowej o naruszeniu przepisów prawa podatkowego. Według danych Polacy niestety nadgorliwie korzystają z tego rozwiązania, nierzadko po to, aby zaszkodzić przedsiębiorcy.
Kontrola skarbowa może być także niezapowiedziana. Najczęściej do takiej sytuacji dochodzi, gdy:

• przeprowadzenie czynności kontrolnych jest konieczne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego,
• kontrola dotyczy niezgłoszonej działalności gospodarczej,
• pojawiają się wątpliwości związane ze zwrotem lub nadpłatą podatku VAT,
• kontrola skarbowa dotyczy przychodów ze źródeł nieujawnionych,
• czynności kontrolne mają sprawdzić ewidencję obrotu z wykorzystaniem kasy fiskalnej.

Kontrola skarbowa przeprowadzana jest w siedzibie firmy lub w biurze rachunkowym.

Kontrola skarbowa — czas trwania i konsekwencje

Przedsiębiorcom, u których Urząd Skarbowy przeprowadza kontrolę podatkową, zależy na przestrzeganiu rocznego limitu czasu jej trwania wskazanego w art. 55 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. Łącznie czas wszystkich kontroli nie może przekraczać:

• 12 dni u mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni u małych przedsiębiorców,
• 24 dni u średnich przedsiębiorców,
• 48 dni u pozostałych.

W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości może zostać wszczęte postępowanie podatkowe.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej?

Do najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy po otrzymaniu informacji o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej jest:

• zapewnienie dostępu do biura lub konkretnych lokali,
• udostępnienie wszystkich dokumentów firmowych,
• okazanie majątku będącego przedmiotem kontroli podatkowej i umożliwienie wykonania między innymi dokumentacji fotograficznej,
• udzielanie stosownych wyjaśnień.

Biuro rachunkowe może przygotować firmę do kontroli podatkowej przez zgromadzenie i sprawdzenie dotychczasowej dokumentacji. Pracownik biura może także dokonać korekty dokumentów przed czasem przeprowadzenia kontroli podatkowej. Dodatkowym rozwiązaniem jest umożliwienie przeprowadzenia czynności kontrolnych w siedzibie biura.

Jedną z dostępnych form prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka z o.o. Ze względu na swoją odrębną osobowość prawną stanowi ona bardzo popularną formę przedsiębiorstwa w Polsce. Co wiedzieć przed jej założeniem? Kto może założyć i jakie warunki musi spełnić, aby założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Kto może założyć spółkę z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać założona przez osobę fizyczną lub osobę prawną bez względu na obywatelstwo i miejsce siedziby. Do założenia wymagany jest minimalny kapitał w wysokości 5 tysięcy złotych. Utworzenie spółki z o.o. wymaga jednego lub więcej udziałowców, ale nie może to być wyłącznie inna jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Za zobowiązania spółka odpowiada całym swoim majątkiem. Wspólnicy zasadniczo nie odpowiadają za zobowiązania firmy, pod warunkiem że nie są członkami zarządu. Ponadto mają oni prawo do udziału w zyskach wynikających z rocznego sprawozdania finansowego, przeznaczonego do podziału zgodnie z uchwałą zgromadzenia wspólników. Zysk w takim przypadku dzieli się w stosunku do wniesionych udziałów, chyba że w umowie znajdują się inne zapisy.

Warunki założenia spółki z o.o.

Zakładanie spółki z o.o. zaczyna się od podpisania umowy spółki, w której znaleźć się musi jej adres, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, a także podział i liczba wspólników. Co istotne, umowa musi mieć formę aktu notarialnego. Następnie przechodzi się do etapu rejestracji spółki z o.o., a w niektórych przypadkach wymagane może być także jej zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Zakładanie spółki z o.o. krok po kroku

Zakładanie spółki z o.o. nie jest skomplikowane, ale nie mają odpowiedniej wiedzy lepiej skorzystać ze wsparcia specjalistów, którzy prowadzą doradztwo w tym obszarze.

Można ją utworzyć w sposób tradycyjny, czyli w formie aktu notarialnego lub przez Internet. Rejestracja spółki z o.o. online może zostać przeprowadzona w najprostszy możliwy sposób, przy wykorzystaniu portalu S24. Prowadzony on jest przez Ministerstwo Sprawiedliwości na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/s24/.

Utworzenie spółki z o.o. przez Internet jest szybsze i tańsze, ponieważ odchodzi taksa notarialna. Ponadto jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ wiele procesów dzieje się automatycznie. Nie trzeba jechać do sądu rejestrowego z wnioskiem o wpis do KRS, ponieważ taki wniosek wysyła się samoczynnie wraz z umową spółki.

Po zarejestrowaniu spółki należy jeszcze złożyć dokumenty urzędowe:

• oświadczenie o wniesieniu kapitału początkowego, które należy złożyć do sądu rejestrowego w ciągu 7 dni od rejestracji spółki,
• deklaracja PCC-3, którą należy złożyć w Urzędzie Skarbowym w ciągu 14 dni,
• zgłoszenie NIP-8 w Urzędzie Skarbowym w ciągu 21 dni,
• formularz VAT-R, który należy złożyć przynajmniej 7 dni przed pierwszą transakcją.

Księgowość w spółce z o.o.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości działająca spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość. Tylko w ten sposób może ona rozliczyć się z organami podatkowymi, a także przeprowadzić finansową i gospodarczą analizę sytuacji w firmie.