26 marca 2014

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Skomplikowane regulacje prawne, niejasne przepisy i odmienne interpretacje fiskusa stają się coraz poważniejszym utrudnieniem dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą. W efekcie, wielu decyduje się na powierzenie kompetencji księgowych zewnętrznym biurom rachunkowym i rozliczanie się z ZUS’em i urzędem skarbowym przy wsparciu profesjonalistów.

O tym, na jakie biuro rachunkowe powinien zdecydować się początkujący przedsiębiorca zadecyduje kilka zasadniczych czynników. Jakich? Przedstawiamy je poniżej.

Działalność biur rachunkowych regulowane przez państwo

Podstawowym kryterium, które warto wziąć pod uwagę wybierając swoje pierwsze biuro rachunkowe jest bezpieczeństwo. Działalność tego typu podmiotów jest ściśle regulowana przez Ministerstwo Finansów. Resort odpowiada bowiem za udzielanie licencji, które są jednocześnie gwarantem legalnego statusu prawnego oraz dowodem odpowiednich kompetencji zespołu księgowych.

Wiarygodność wybranych biur można sprawdzić na kilka sposobów, a w tym m.in. weryfikując numer certyfikatu nadanego przez MF, a także sprawdzając wpisy w KRS i/lub CEIDG, jeśli usługi księgowe świadczone są przez jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną.

Księgowi powinni reprezentować firmę przed US i ZUS

Dobre biura rachunkowe gwarantują także bardziej kompleksową obsługę od konkurencji; wiele z nich prowadzi m.in. działalność uzupełniającą, zastępując w pełni biuro podatkowe. Istotnym ułatwieniem dla przedsiębiorcy jest także umowa, w której księgowi zobowiązują się do reprezentowania interesów klienta wobec fiskusa i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki temu kontakt klienta biura z urzędami będzie ograniczony do minimum, a w przypadku kontroli skarbowej to przedstawiciele biura rachunkowego będą w bezpośrednim kontakcie z urzędnikami.

Biuro musi być ubezpieczone od błędów

Wedle obowiązujących przepisów prawnych biuro rachunkowe ma obowiązek posiadać ubezpieczenie OC – w zależności od zakresu usług oferowanych przez biuro musi to być co najmniej 10-15 tysięcy €. To istotne, ponieważ, o ile za ewentualne błędy biura i tak odpowiedzialny jest przedsiębiorca, o tyle – ten ostatni ma możliwość szybszego odzyskania utraconych środków, jeśli firma ma wykupioną odpowiednią polisę. Warto to sprawdzić przed podpisaniem umowy.

Cena usługi, a bezpieczeństwo i komfort

To oczywiste, że szukając dobrego biura rachunkowego początkujący przedsiębiorca będzie się kierować ceną. Warto jednak wiedzieć na czym może polegać różnica w cenie takiej usługi. Praca księgowego w dużej mierze polega na weryfikacji dokumentów, wprowadzania ich do programu komputerowego, sporządzania deklaracji i sprawdzaniu poprawności swojej pracy. Jak widać jest to praca żmudna i czasochłonna. Głównym więc czynnikiem decydującym o cenie za usługi księgowe jest czynnik ludzki, którego ograniczenie polega na zatrudnianiu słabo wykształconych pracowników, początkujących księgowych, a czasem wręcz studentów. Pozostałe koszty takie jak materiały biurowe, energia czy koszty lokalu są czynnikiem marginalnym.

W związku z tym, należy pamiętać, że niska cena może przełożyć się na komfort współpracy z biurem – brak wsparcia merytorycznego ze strony biura, notoryczny brak czasu dla swoich klientów, a w najgorszym przypadku konsekwencje podatkowe i karno-skarbowe.

Pozycja biura na rynku lokalnym

Lokalne biuro bardzo dobrze porusza się w lokalnych realiach. Ma już od dawna „wydeptane” ścieżki w urzędach w których reprezentuje swojego klienta. Zna dobrze lokalny rynek przedsiębiorstw, więc świeżo upieczony przedsiębiorca może liczyć również na pomoc i porady w zakresie wykraczającym poza księgowość. Potrzebujesz grafika? Doradcy finansowego? Mechanika? Czy może chcesz kupić w dobrej cenie meble do biura? Może się okazać, że od swoich księgowych dostaniesz namiar na potrzebnych usługodawców, a nie od dziś wiadomo, że najlepszy kontrahent to wcześniej sprawdzony i polecany. Firma OneTax dzięki temu, że działa na Olsztyńskim rynku już od kliku lat, może zaoferować swoim klientom, pomoc w szerszym zakresie niż oczekuje się od typowego biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe czy księgowość on-line?

W ostatnich latach bardzo popularna stają się różnego rodzaju narzędzia on-line do samodzielnego prowadzenia uproszczonej księgowości. Rozwiązanie to ma na celu przede wszystkim obniżenie kosztów dla przedsiębiorcy.

Niestety oszczędności te często bywają złudne. Przede wszystkim chodzi o czas, który jak wiadomo według starego porzekadła również jest pieniądzem. Przedsiębiorca traci w ten sposób swój cenny czas, który mógłby spożytkować na zajęcie się swoim core business’em, czyli podstawową działalnością, na której być może zarobi więcej w tym samym czasie, niż wyda na profesjonalnego księgowego. Drugą wadą i pułapką takich rozwiązań jest spłycenie zagadnień podatkowych jedynie do wprowadzenia do danych programu. Tymczasem najważniejszym aspektem jest prawidłowa ocena dokumentów księgowych i np. możliwość zakwalifikowania jako koszt uzyskania przychodu. Program pozostanie tylko programem i przyjmie każdą wprowadzoną liczbę, na koniec podając poprawny matematycznie wynik. Urząd Skarbowy już może nie być tak wyrozumiały co do przyjętych przez podatnika założeń i jego wynik podatkowy może być całkiem inny.

Autor
Adam Raducha

Powrót do listyPowrót do listy